1. PAINT – Planejamento das Atividades
Documento contendo a programação dos trabalhos de auditoria da entidade supervisionada, para o período de um ano.
2. SAP – Solicitação de Auditoria Prévia
Documento utilizado para formalizar pedido de documentos, informações, justificativas e outros assuntos relevantes, emitido antes do desenvolvimento dos trabalhos de campo.
3. Papéis de Trabalho
Os Papéis de Trabalho são a base física da documentação das atividades de auditoria. Neles são registrados dados da unidade/entidade auditada, fatos e informações obtidas, as etapas preliminares e o trabalho efetuado, bem como suas conclusões sobre os exames realizados. Com base nos registros dos Papéis de Trabalho o auditor elabora o relato de suas opiniões, críticas e sugestões.
Nos Papéis de Trabalho, o servidor da Auditoria Interna deve documentar todos os elementos significativos dos exames realizados e evidenciar as atividades executadas de acordo com as normas aplicáveis.
Os Papéis de Trabalho devem ter abrangência e grau de detalhe suficientes para propiciar um entendimento e o suporte da atividade de auditoria executada, compreendendo a documentação do planejamento, a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos, bem como o julgamento exercido e as conclusões alcançadas.
Papéis de Trabalho de execução constituem-se na documentação dos trabalhos de auditoria elaborada e/ou colhida durante o processo de verificações “in loco”. Sua finalidade é embasar um posicionamento com relação às questões apuradas no decurso dos exames. Os papéis de execução referem-se às folhas básicas do trabalho de auditoria. Registra os fatos, as causas e conseqüências dos atos de uma gestão, referente a um determinado período de tempo.
Os Papéis de Trabalho de execução têm por finalidade:
I – Auxiliar na execução de exames;
II – Evidenciar o trabalho feito e as conclusões emitidas;
III – Servir de suporte aos relatórios;
IV – Constituir um registro que possibilite consultas posteriores, a fim de se obter detalhes relacionados com a atividade de controle realizada;
V – Fornecer um meio de revisão pelos superiores, para:
a) determinar se o serviço foi feito de forma adequada e eficaz, bem como julgar sobre a solidez das conclusões emitidas;
b) considerar possíveis modificações nos procedimentos adotados, bem como no programa de trabalho de auditoria.
Os Papéis de Trabalho deverão estar condicionados em arquivos do tipo permanente e corrente. O arquivo permanente deve conter assuntos que forem de interesses para consulta sempre que se quiser dados sobre sistema, área ou unidade objeto de controle. Os papéis e anexos dessa natureza não devem ser incluídos nos arquivos correntes, nem duplicados por material neste arquivo, mas devem ser conservados somente no permanente. Referências cruzadas adequadas e o uso conveniente do arquivo permanente tornarão tais duplicações desnecessárias. Os anexos juntados ao arquivo permanente constituem parte integrante dos papéis de trabalho para cada serviço e devem ser revistos e atualizadas a cada exame. Material obsoleto ou substituído deve ser removido e arquivado a parte, numa pasta permanente separada, para fins de registro.
Os arquivos correntes de papéis de trabalho devem conter o programa de auditoria, o registro dos exames feitos e as conclusões resultantes desses trabalhos. Juntamente com o arquivo permanente, os papeis de trabalho correntes devem constituir um registro claro e preciso do serviço executado em cada período coberto pelos exames.
4. SA – Solicitação de Auditoria
Documento utilizado para formalizar pedido de documentos, informações, justificativas e outros assuntos relevantes, emitido antes ou durante o desenvolvimento dos trabalhos de campo.
5. Notas de Auditoria
Nota de Auditoria é o documento destinado a dar ciência ao gestor/administrador da área examinada, no decorrer dos exames, das impropriedades ou irregularidades constatadas ou apuradas no desenvolvimento dos trabalhos. Tem a finalidade de obter a manifestação dos agentes sobre fatos que resultaram em prejuízo à Fazenda Nacional ou de outras situações que necessitem de esclarecimentos formais.
6. Parecer
O parecer do Auditor está normalmente dividido em dois parágrafos, quais sejam, o parágrafo em que determina os exames realizados e a forma que o trabalho foi direcionado (escopo) e o parágrafo da opinião do Auditor. O parecer constitui-se na peça documental que externaliza a avaliação conclusiva dos trabalhos sobre a gestão examinada, para que os autos sejam submetidos à autoridade competente. O parecer consignará qualquer irregularidade ou ilegalidade constatada, indicando as medidas adotadas para corrigir as falhas identificadas, bem como avaliará a eficiência e a eficácia da gestão, inclusive quanto à economia na utilização dos recursos públicos.
Os pareceres podem classificar-se da seguinte maneira, segundo o tipo de opinião que emitem:
• Parecer sem ressalva;
• Parecer com ressalva;
• Parecer adverso;
• Parecer com negativa de opinião
1- Parecer sem ressalva: é o parecer em que o Auditor opina que as demonstrações financeiras apresentam fidedignamente a situação patrimonial e financeira, na data x, de acordo com princípios reconhecidos da contabilidade, aplicados uniformemente em relação ao exercício anterior;
2- Parecer com ressalva: é aquele em que a opinião favorável é limitada mediante ressalvas ou exceções (dede que sua importância relativa não justifique a emissão de um parecer adverso ou de parecer negativa de opinião).
3- Parecer adverso: é aquele em que as ressalvas determinadas são suficientemente relevantes para o auditor concluir que as demonstrações financeiras não apresentam fidedignamente a situação patrimonial e financeira.
4- Parecer com negativa de opinião: quando as ressalvas indeterminadas forem de importância tal que não permitam o auditor formar uma opinião sobre a fidedignidade das demonstrações financeiras tomadas em conjunto, cabe a um parecer com negativa de opinião.
7. Relatórios
Os relatórios constituem-se na forma pela qual os resultados dos trabalhos realizados são levados ao conhecimento das autoridades competentes, com as seguintes finalidades:
a) à direção, fornecendo dados para a tomada de decisões sobre a política de área supervisionada;
b) às gerencias executivas, com vistas ao atendimento das recomendações sobre as operações de sua responsabilidade;
c) aos responsáveis pela execução de tarefas, para correção de erros detectados;
d) ao Tribunal de Contas da União, como resultado dos exames efetuados; e
e) a outras autoridades interessadas, dependendo do tipo ou forma de auditoria realizada.
8. RAINT – Relatório Anual
Documento contendo, entre outros assuntos, o relato das atividades de auditoria desenvolvidas durante o ano, com destaque para: quantitativo dos recursos humanos e financeiros utilizados; todas as auditorias realizadas; eficácia dos resultados obtidos, pendências existentes, se for caso, com justificativas pertinentes; e solicitações ou sugestões necessárias ao melhor desempenho das atividades.